jueves, 26 de mayo de 2016

Contacto con Google Forms (II)

En esta entrada seguiremos con nuestro cuasi-tutorial que trata sobre la creación de una página de Contacto en Blogger, usando un formulario desarrollado con Google Forms.
Es oportuno señalar que al culminar la primera parte conseguimos una primera versión del formulario, y que estuvimos trabajando con la nueva versión de Google Forms…


Por si te perdiste la primera parte, mencioné entre otras cosas que iba a intentar relatar la secuencia de pasos que me llevaron a la construcción de mi página de contacto actual (vaya a saber si sobrevive ese formulario GForm al momento de tu lectura)…

Reconstrucción de los hechos (continuación)

Ya tengo el formulario de contacto almacenado en GDrive; lo que sigue es aprender cómo almacenar los datos del envío.
La versión nueva de Google Forms guarda los datos recogidos siempre en una Hoja de Cálculo de Google (pensá en Excel) , almacenada también en GDrive (la versión anterior de Google Forms también lo permite, aunque daba otras opciones).
Lo que sigue es entonces crear dicha Hoja y enlazarla a nuestro formulario…

Paso 5: Configurar el manejo de la info recibida

Al volver al Formulario de Contacto que almacenamos en GDrive, vamos a la sección Respuestas y vemos, como es lógico, que se indica que no se ha recibido ninguna, y que está configurado para recibirlas.
  • Abrimos el menú (sí, esos 3 puntitos) y vamos a Seleccionar destino de las respuestas.
  • En la ventana emergente opté por la opción Crear Hoja de cálculo: aparece un nombre predeterminado para dicha hoja, que dejé sin cambiar.
  • Aparecerán un par de notificaciones informandonos que se creó la Hoja y que fue enlazada al Formulario.
  • La susodicha hoja Formulario de Contacto (respuestas) la puedo encontrar en la misma carpeta Drive donde se almacenó el formulario.
Como siempre, alguna imagen de ayuda no está de más:

Paso 6: cambiar las opciones de compartir de la hoja de cálculos recién creada

La privacidad de los datos enviados por los usuarios el llenar el formulario debe resguardarse: sólo el o los administradores deben poder leerlos. Esto se logra cambiando las opciones de compartir de la hoja de cálculo.
Por si no estás habituad@ a GDrive, te dejo como deberían quedar esas opciones de compartir: faltaría agregar, si es su caso, las personas habilitadas.

Paso 7: programar la notificación por correo automática

Es muy útil poder recibir un aviso de cuando alguien utilizó nuestro formulario de contacto, lo que en nuestro sistema equivale a decir: cuando alguien agregó sus datos a nuestra hoja de cálculo Formulario de contacto (respuestas).
Para lograr esto hay que configurar dicha hoja como vemos en la imagen:
NOTA 1: la nueva versión de GForms también admite la notificación desde el área Respuestas del formulario (ver la imagen del paso 5).
NOTA 2: en las notificaciones por correo no nos llegarán los datos que nos envíe el usuario: sus mensajes podremos leerlos desde la hoja de cálculo, o también desde los resultados del formulario, pero siempre accediendo a GDrive.

Paso 8: darle un poco de estilo a nuestro formulario

Aunque esto es opcional, no está de más adecuar nuestro formulario al estilo que tenga nuestro blog (letras, colores de texto, etc.).
Al momento de escribir este post —mayo de 2016—, la nueva versión de Google Forms no dá demasiadas posibilidades de personalización, pero es de esperar cambios al respecto.

Paso 9:  obtener el código para incrustar el formulario en nuestro blog

Finalizados los trabajos de creación del formulario de contacto y configurar todo lo que tiene que ver con la gestión de los envíos de los usuarios (todo dentro de GDrive), sólo resta obtener el código necesario para incrustar el formulario en nuestro página de Contacto —aún por crear—
  • Hay que reabrir el formulario de ser necesario, y pulsar en el botón ENVIAR: la opción que usaremos en la ventana emergente es Insertar HTML
  • Solo resta copiar el código mostrado, que usaremos , ahora si, en Blogger. El código es único, y puede volver a consultarse en cualquier momento.
Verás algo como esto:
El código —que no se vé completo en la imagen— tiene la forma:
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/XX-XXXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX/viewform?embedded=true" width="760" height="500" frameborder="0" marginheight="0" marginwidth="0">Cargando...</iframe> 

Lo que resta por hacer lo vamos a trabajar desde dentro de Blogger… me parece adecuado dejarlo para el próximo post. Chau.

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